Il workflow documentale spiegato semplice

Il workflow documentale spiegato semplice

Automatizzare il flusso documentale attraverso un piano di digitalizzazione.

Cosa significa workflow

Con il termine workflow si intende il “flusso di lavoro“, cioè il processo aziendale suddiviso in attività classificate e diversificate, chiamate comunemente “task”.
Lo scopo è quello di ottimizzare le prestazioni e aumentare l’efficienza produttiva.

Quando non è richiesta alcuna azione decisionale, l’attività può essere automatizzata in quanto è possibile, infatti, creare delle condizioni ad evento che avvieranno automaticamente uno specifico flusso di lavoro e segnaleranno all’utente o al gruppo interessato che la nuova attività è stata assegnata.

Il flusso di lavoro documentale diventa così un processo standardizzato attraverso il quale i documenti possono essere creati, firmati, registrati, modificati e alla fine archiviati tramite conservazione.
Usare un flusso di lavoro documentale consente pertanto di monitorare efficacemente il ciclo di vita dei documenti aziendali.

Flusso di lavoro di gestione dei processi

Poiché i requisiti normativi, le procedure e l’evoluzione del mercato portano a una maggiore complessità, l’uso dei flussi di lavoro per ottimizzare i processi aziendali è diventato una pratica usata molto in aziende di tutte le tipologie e dimensioni.
Il workflow documentale non significa solo gestire documenti ma è anche un importante modello di efficienza e organizzazione.

Esistono due tipi di gestione del flusso di lavoro:

  • Workflow management di integrazione: un flusso di lavoro “orizzontale” che consente l’integrazione più processi.
  • Workflow management di Automazione: un flusso di lavoro “verticale” progettato per migliorare un processo specifico.

Il workflow documentale

In particolare, un workflow documentale è un metodo, una struttura organizzativa vera e propria condivisa che indica come eseguire le varie fasi della gestione documentale:

  • La fase di produzione dei documenti
  • Verifica e registrazione (protocollare) dei documenti
  • Registrare tutte le eventuali modifiche apportate
  • Conservazione digitale dei documenti a norma (clicca qui per saperne di più)

Con un piano condiviso per tutte queste attività si ottimizza il tempo, si gestiscono efficacemente i servizi e si evitano gli errori manuali.

Una gestione documentale digitale ed organizzata è sicuramente un grande valore aggiunto all’interno di un azienda strutturata, questo perché migliora e rende più efficienti i processi produttivi.

Metodologia di un processo documentale

Il modo corretto di implementare la gestione di un flusso documentale può essere riassunto come segue:

  • Identificare i processi.
  • Definire attività e rispettive procedure da seguire
  • Definizione e misurazione delle performance
  • Definizione delle responsabilità per ogni procedimento.

Un progetto di workflow documentale deve quindi creare automaticamente relazioni logiche tra i documenti, importarli in maniera automatica appena prodotti, inserire verifiche di tracciabilità e assegnare ad ogni documento un numero di protocollo.

Poi, con l’apposizione di firma elettronica e marca temporale il workflow documentale può terminare con la conservazione sostitutova dei documenti o conservazione digitale a norma, siano essi di origine cartacea o informatica.

Il tutto va sempre eseguito considerando le attuali normative e le linee guida dell’AgID (Agenda per l’Italia Digitale) sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Workflow documentale e cloud

Uno dei metodi migliori per gestire il flusso documentale aziendale è sicuramente quello di affidarsi ad una piattaforma in cloud

Quali sono i vantaggi di usare un software SAAS in cloud?

Innanzi tutto si possono evitare grandi investimenti infrastrutturali come hardware e software.
Poi vi sono alcuni evidenti vantaggi qui di seguito elencati:

Affidabilità:
Un data center esterno garantisce il servizio in continuità, affidandosi alle più moderne tecnologie di backup, disaster recovery, mirroring dei dati.
Un fornitore di tali servizi hanno infatti infrastrutture all’avanguardia, dififcile che una singola media azienda possa fare meglio a livello hardware e sicurezza dei dati.

Praticità:
Le piccole e medie imprese non possono accollarsi un investimento iniziale così importante, per cui molto spesso affrontano la digitalizzazione un po’ alla volta. Scegliendo una soluzione in cloud si possono utilizzare servizi altrimenti impossibili da installare in azienda.

Scalabilità:
Un servizio su piattaforma cloud può sempre essere implementato con nuove funzionalitrà sulla base delle esigenze aziendali, ed anche le risorse hardware possono essere incrementate alla bisogna.

In sintesi con l’implementazione di un workflow documentale, si può fare:

  • Archiviare digitalmente: i documenti creati verranno archiviati automaticamente e sarà possibile consultarli in ogni momento e direttamente dall’applicazione.
  • Archiviare le email: con un sistema integrato è possibile visualizzare e archiviare email, PEC e allegati direttamente nel sistema di gestione dei documenti.
  • Categorizzazione dei documenti: i file di archivio sono organizzati in categorie, organizzati in cartelle e sottocartelle richiamabili facilmente.
  • Invio documenti: è possibile inviare automaticamente e massivamente alcuni documenti archiviati a dipendenti, clienti e fornitori, a seconda di regole preimpostate, compreso il testo del messaggio ed inviare il tutto tramite PEC o e-mail.
  • Firma grafometrica: con l’apposizione della firma grafometrica serve anche ad archiviare e conservare sempre i documenti firmati senza doverli mandare in stampa.
  • Conservazione digitale dei documenti: gestisci con facilità l’intero ciclo di archiviazione:
    Automatizzare il flusso ti consente di selezionare documenti, firmarli digitalmente, apporre marca temporale e mandare in conservazione tutto in automatico.

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