Cosa sapere sulla conservazione sostitutiva dei documenti: cosa è, come farla e perché

Cosa sapere sulla conservazione sostitutiva dei documenti cosa è, come farla e perché

La conservazione documentale (come spiega Savino Solution) accompagna l’uomo dall’alba dei tempi, infatti le prima antiche forme di archivio risalgono ai Sumeri, intorno al terzo millennio a. C.
Questo ci fa capire che la conservazione dei documenti in maniera duratura non è solamente figlia dei nostri tempi moderni, ma occupa un ruolo fondamentale nella storia dell’uomo.

In questo articolo dunque andremo a scoprire come la tecnologia dei nostri giorni ha dato il via alla conservazione sostitutiva dei documenti, ovvero di come il passaggio da documenti cartacei a forma digitale, la dematerializzazione per l’appunto, ha modificato il modo di archiviare materiale.

Cos’è la conservazione sostitutiva

Tutti gli individui attivi (aziende, cittadini, uffici pubblici) dai tempi più remoti al giorno d’oggi, hanno a che fare con vari documenti. E alcuni di questi documenti sono tenuti ad essere conservati nel tempo, poiché rappresentano una vera e propria testimonianza di ciò che accade intorno a noi.
Nel corso del tempo si è sempre fatto affidamento alla trascrizione su carta, che rendeva difficile la conservazione poiché in caso di intemperie o incidenti come allagamenti o incendi, tutto in intero archivio rischierebbe di scomparire.

Per questo motivo con la comparsa del computer è diventato via via sempre più comune conservare i documenti in forma digitale, rendendo più semplice la conservazione e la ricerca.

La conservazione sostitutiva dei documenti dunque, è quel processo che tramite programmi specifici dediti a creare forme di database, serve ad assicurare, nel lungo periodo, la perfetta conservazione dei documenti, il mantenimento dell’eventuale valore giuridico garantito per legge ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti in maniera rapida e semplice, a portata di click.

Possiamo quindi dire che per dematerializzare i processi documentali, si intende il processo che trasforma un documento cartaceo in uno digitale, spostandolo all’interno di un archivio informatico e rispettando anche in questo modo i loro obblighi di conservazione nella loro nuova forma di copia digitale.

Quali sono i vantaggi della conservazione sostitutiva?

Trasformare un documento cartaceo in uno digitale, che mantiene lo stesso valore giuridico a norma di legge, è un processo lungo e laborioso.

Il primo passo da fare è quello di dover scannerizzare tutti i documenti, creare un sistema di archiviazione semplice e ordinare al suo interno i nuovi file creati.

Questo ovviamente ha degli innumerevoli vantaggi come ad esempio nessuna stanza dedicata a magazzino poiché non vi sarà più carta da conservare, non ci saranno più costi di stampa abbattendo i costi di toner e inchiostri, ed infine si avrà una facilità di consultazione quasi immediata grazie al tasto di ricerca e la comodità del cloud al fine di condividere i documenti anche via mail e con semplici colpi di mouse.

Senza dimenticare che alcuni enti pubblici, grazie alla digitalizzazione dei processi, mettono direttamente online alcune comunicazioni ufficiali, come ad esempio i bandi di concorsi pubblici. Fino a qualche anno fa era impensabile poterli consultare direttamente online dal proprio computer, poterlo scaricare e stampare al bisogno.

Quindi grazie alla tecnologia digitale, la conservazione sostituiva strizza l’occhio anche all’aspetto ecologico grazie alla ridotta quantità di carta utilizzata riducendo di conseguenza la quantità di rifiuti. Inoltre facilita lo scambio di documenti rendendolo quasi istantaneo, snellendo di conseguenza i lunghi tempi della burocrazia.

In conclusione

Tutto muta velocemente nell’era digitale: i vari formati con i quali vengono prodotti i documenti sono tanti (Jpeg, pdf, doc..), i parametri della validità legale sono complessi ed articolati e regolati da moltissime leggi, ed infine i supporti sulla quale vengono salvati i dati diventano presto obsoleti (negli anni si è passato da floppy-disk a memoria cloud, passando da Cd-Rom e penne Usb).
Quindi per ottenere il massimo dalla conservazione elettronica bisogna osservare alcune regole fondamentali, la normativa dell’amministrazione digitale afferma che la conservazione dei documenti per essere regolare deve garantire autenticità, integrità, affidabilità e facilità di consultazione dei documenti stessi.

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